Идеальный корпоратив без ресторана и больших затрат: как провести Новый год в офисе и удивить всех

Многие компании выбирают отмечать Новый год в офисе и проводить его своими силами.

Это уютно, по-домашнему, не требует долгой подготовки и не бьёт по бюджету.

Тем более что сегодня организовать отличный праздник «своими руками» намного проще, чем когда-либо. Большую часть подготовки, от украшения офиса до веселых конкурсов, легко сделать своими силами. А кейтеринг, службы доставки и выездные артисты всегда придут вам на помощь.

Чтобы помочь вам подготовить праздник самостоятельно и ничего не забыть, мы подготовили статью, в которой собрали самые важные, на наш взгляд, моменты.

И поверьте, у офисного формата куда больше преимуществ, чем кажется на первый взгляд.

Преимущества офиса как места праздника:

• Экономия бюджета. Не нужно арендовать банкетный зал или ресторан, оплачивать доставку сотрудников и дополнительные услуги. В условиях экономии это особенно целесообразно.
• Доступность для всех. Путь «от рабочего стола до елки» занимает пару минут, значит, проще собрать больше людей и создать по-настоящему живую атмосферу.
• Гибкость по времени. Офис можно использовать и для подготовки, и для самого праздника без ограничений по расписанию аренды.
• Душевная атмосфера. Знакомое пространство создает привычную, уютную и теплую обстановку.
• Полная свобода действий. Можно самим выбирать, как устроить пространство, какой будет сценарий и меню, и менять программу прямо по ходу праздника, не согласовывая ни с кем (кроме собственных коллег).
• Возможность персонализировать пространство. Можно украсить рабочие места, коридоры и фойе в корпоративных цветах, поставить елку и создать тематические фотозоны.

Есть и некоторые минусы. Как их исправить?

• Ограниченное пространство. В некоторых офисах может быть мало места для танцев, сценических номеров или активных конкурсов. Это решается продуманной расстановкой мебели и зонированием.
• Непрофессиональная техника. В офисе может не быть профессионального звука и света, но это легко компенсируется простой арендой или личной техникой сотрудников. Для корпоратива этого более чем достаточно.
• Уборка после праздника. Праздник в офисе требует дополнительных усилий по уборке, которую делать всегда лень. Можно решить через договоренность с клининговой службой или распределив обязанности среди сотрудников. А еще одноразовую посуду не надо мыть :)
• Шум и соседние помещения. Если офис в рабочем здании с другими отделами, громкая музыка или активные конкурсы могут мешать соседям. Решение — заранее предупредить всех и ограничить громкость до разумного уровня, либо договориться с соседними офисами и выбрать время, когда помехи будут минимальными.
• Ощущение «остаться на работе». Помогают декор, музыка и непринуждённая программа — атмосфера праздника быстро вытесняет рабочий настрой.
• Желание «Выйти в люди». Если кто-то хочет смены обстановки, можно предложить им потом продолжить вечер в другом месте небольшой компанией.
• Влияние прошлых впечатлений. Если раньше офисные праздники были скучными или формальными, есть риск, что часть коллектива заранее отнесется к событию с меньшим энтузиазмом. Решение: предложить коллегам самим принять участие в организации, либо предложить свои идеи.

Итак, мы определились с местом и временем проведения, поняли, что новый год в офисе действительно подходит для нашей организации, сотрудники не возражают и не разбегутся в последний момент, а соседние офисы не будут недобро стучать по батарее, потому что спешно дописывают годовой отчет.

Теперь займемся подготовкой и обсудим самые важные моменты, о которых нужно помнить, организуя праздник в офисе.

Сбор информации и ресурсов

Еще на этапе подготовки важно заранее собрать все необходимые контакты и предложения. Полиграфические мастерские помогут с приглашениями и сертификатами, кейтеринг обеспечит доставку и подачу блюд, праздничные агентства предложат идеи для развлечений и помогут с оформлением.

Не забывайте использовать внутренние ресурсы компании: среди сотрудников наверняка найдутся те, кто умеет красиво украшать пространство, готовить необычные блюда, играть на музыкальных инструментах, и не против воспользоваться мероприятием чтобы проявить свои таланты. Это не только экономит бюджет, но и добавляет душевности.

Бюджет

Одним из ключевых моментов подготовки корпоративного праздника является бюджет. Даже если корпоратив проводится в стенах офиса, важно заранее понять, сколько и на что будет потрачено, чтобы избежать лишних трат и неприятных сюрпризов в последний момент.

1. Распределение по статьям

• Еда и напитки. Холодные закуски, салаты, горячие блюда, десерты, алкогольные и безалкогольные напитки. Даже в условиях экономии стоит обеспечить вкусную и достаточную еду, чтобы гости не остались голодными.
• Оформление. Украшения офиса, welcome-зона, елка, гирлянды, шарики, праздничные плакаты и декор в корпоративных цветах.
• Артисты и ведущие. Приглашение профессионалов или поиск талантов среди сотрудников. Ведущий помогает структурировать программу, держать внимание коллектива, поддерживать праздничное настроение.
• Сувениры и подарки. Небольшие призы для конкурсов, корпоративные сувениры или сертификаты для награжденных, а также общие подарки, чтобы никто не ушел с пустыми руками.

В зависимости от возможностей можно выбрать более экономные или более премиальные варианты.

• Экономный подход. Можно сэкономить на еде, используя проверенные кейтеринг-сервисы с простым меню; оформление сделать своими силами; ведущим назначить одного или двух инициативных сотрудников; подарки ограничить небольшими сувенирами или символическими сертификатами.
• Премиальный подход. Более разнообразное меню, профессиональные артисты и ведущие, качественные праздничные декорации, солидные подарки и премии. Даже при проведении в офисе такой вариант позволит создать впечатляющий праздник.

Совет: планирование бюджета важно начать заранее, чтобы каждая статья расходов была прозрачной и обоснованной. Так проще избежать неожиданных перерасходов и подготовить праздник, который запомнится всем сотрудникам.

Количество гостей

Определение числа участников — ещё один важный шаг при подготовке корпоративного праздника. От этого зависит рассадка, питание, оформление и общая организация.

1. Оптимизация пространства и рассадки

Даже если корпоратив проводится в офисе, важно продумать размещение гостей:

• Распределение столов и стульев должно быть удобным, чтобы сотрудники могли перемещаться, общаться и видеть сцену или зону ведущего.
• Организуйте тихие зоны для отдыха или разговоров и активные зоны для конкурсов или танцев.
• Если офис небольшого размера, продумайте, как избежать ощущения тесноты и обеспечить комфортное передвижение.

2. Расчёт порций еды и напитков

• Для горячих блюд и салатов лучше рассчитать порции на конкретное число гостей: например, на 100 человек — 40 порций мяса, 40 порций пасты и 20 порций рыбы. В этом случае меню составляется с учетом пожеланий, но с небольшим запасом.
• Напитки: вода, соки, морсы рассчитываются примерно по 1,5 литра на человека; шампанское или вино — одна бутылка на двух человек, если кроме этого есть крепкие напитки.

Целесообразно сделать стол безалкогольным, чтобы каждый покупал выпивку себе сам. Так получится и сократить бюджет, и дать каждому свободу выбора, к тому же часть сотрудников может вообще не выпивать.

• Сладости и фрукты: закупать, чтобы всем хватило, но не создавалось чрезмерного количества остатков.

Тематика праздника

Можно продумать общую тему или стиль мероприятия — это помогает создать единое настроение и вовлечь сотрудников.

При выборе темы важно учитывать подбор музыкальных и развлекательных номеров, соответствующих концепции, а также комфорт гостей: дресс-код должен быть доступным, а участие — возможным без чрезмерных затрат.

Подробно о тематических вечеринках, костюмированных балах и креативных концепциях вы можете прочитать в нашей отдельной статье «100 идей тематики для корпоратива в офисе».

Угощения

От того, насколько вкусной и сытной будет еда, во многом зависит настроение сотрудников и успех всего мероприятия. Даже если праздник проводится в офисе, продуманное меню помогает создать комфортную и праздничную обстановку.

Общие требования

Продукты должны быть простыми в подаче, не скоропортящимися и легко употребляемыми. Важно, чтобы блюда можно было быстро приготовить, разложить и убрать после праздника, особенно если пространство ограничено.

Холодные закуски

Это могут быть бутерброды, канапе, салаты в тарталетках или креманках. Стоит предусмотреть хотя бы несколько мясных и несколько безмясных вариантов. Красиво оформленные закуски создают праздничное настроение уже с первого взгляда.

Горячие блюда

Мясо, рыба и гарниры (например, картофель, паста) подаются порциями, рассчитанными на количество гостей. Горячие блюда лучше подавать в середине праздника, чтобы гости успели насладиться закусками и успели подготовиться к активной части программы.

Сладкое

Десерты создают праздничное настроение и завершают трапезу. Это могут быть пирожные, капкейки, торт. Лучше разместить их на отдельном столе, чтобы гости могли подходить в любой момент.

Фрукты

Мандарины, виноград, ягоды можно нарезать на небольшие кусочки для удобства. Они не только полезны, но и освежают после плотного ужина.

Напитки

• Безалкогольные: минеральная вода, соки, морс.
• Алкогольные: шампанское, вино, легкие коктейли. Расчёт в зависимости от настроений колектива, но в среднем примерно одна бутылка шампанского на одного человека или одна бутылка вина на двух человек.

Качество и место покупки

Лучше выбирать проверенные магазины или кейтеринг с доставкой. При возможности удобно организовать подогрев и расстановку блюд прямо в офисе.

Организация

Подойдёт система самообслуживания: напитки на столах, закуски на отдельных станциях, чтобы гости могли свободно подходить к еде.

На нашем курсе «Кейтеринг» рассматриваются приемы организации праздничного фуршета. Рекомендуем ознакомиться с ним, чтобы понять, как накормить гостей современно, вкусно и сытно :)

Программа корпоративного праздника

Программа может быть любой, в зависимости от вашей фантазии.

Мы приведем основные моменты, о которых важно не забыть при любом сценарии и тематике мероприятия.

Торжественная часть

Она включает признание заслуг сотрудников и подведение итогов года. Коллективу будет очень приятно увидеть, что все усилия и достижения за прошедший год не остались незамеченными. Такой подход снижает выгорание, укрепляет мотивацию и способствует удержанию ценных сотрудников. Признание заслуг может выражаться и в словесной форме, и материально: премии, денежные призы или подарочные сертификаты.

Важно, чтобы торжественная часть не получилась слишком длинной, иначе гордость может смениться раздражением.

Развлекательная часть

Основная часть, которая призвана создать праздничное настроение, объединить коллектив, подарить сотрудникам радость и положительные эмоции. Смех, общение, конкурсы, музыка и танцы помогают снять стресс и укрепить командный дух.

Выступления

Официальные речи руководства открывают торжественную часть и задают тон всему празднику. Важно заранее подготовить сценарий: кто, в какой последовательности выступает, какие слова благодарности и пожелания прозвучат.
Если есть приглашённые гости, согласуйте с ними темы и тайминг выступлений. Ведущие в идеале должны быть готовы к импровизации, чтобы поддерживать настроение и вовлечённость гостей.

Музыкальное сопровождение

Музыка — двигатель веселья. Подберите треки, соответствующие общему духу праздника, и позаботьтесь о том, чтобы для «тихих зон» были фоновые спокойные композиции, а на танцполе — динамичные, под которые хочется двигаться.
Чередуйте медленную музыку с быстрой, включайте в плейлист популярные танцевальные мелодии и знакомые всем песни.

Конкурсы

Конкурсы помогают разрядить обстановку и вовлечь сотрудников всех возрастов и интересов. Это могут быть:

• тематические игры, соответствующие выбранной теме праздника (например, «Голубой огонёк», квартирник или вечеринка 90-х);
• классические командные игры: «Крокодил», «Алиас», «Поле чудес»;
• подвижные конкурсы, если пространство офиса это позволяет.

Мастер-классы

Короткие и увлекательные мастер-классы добавят интерактивности. Это могут быть:

• кулинарные занятия, где сотрудники учат друг друга готовить простые блюда;
• творческие или развивающие мастер-классы (рисование, hand-made, бытовые лайфхаки);
• короткие и забавные, с легким участием («сложи оригами за три минуты»)

Развлечения для «аперитивной» части

Пока гости собираются, можно организовать лёгкую развлекательную программу:

• фокусники, стендаперы или певцы;
• •предсказатели или художники по росписи рук;
• мини-конкурсы и фотозоны, которые создадут праздничное настроение с первых минут.

Предусмотрите, чтобы фотозона работала с начала праздника. Многим нравится фотографироваться в начале мероприятия, на трезвую голову, с идеальным макияжем и прической. Хорошо, если будет возможность как фотографировать себя или друг друга, так и привлечь фотографа.

Оформление офиса и зала

Создание праздничной атмосферы — один из ключевых моментов корпоративного праздника. В офисе можно поставить красивую ёлку, развесить гирлянды и воздушные шары, оформить настольные композиции и праздничные плакаты с поздравлениями. Будет приятным бонусом, если удастся выдержать один стиль оформления.

Рабочие места

Даже простые мини-украшения на столах и в коридорах создают настроение праздника и поддерживают ощущение уюта. Это может быть гирлянда, свеча, маленькая ёлочка или тематический сувенир, который сотрудники смогут взять с собой домой. Такие мелочи делают офис по-настоящему праздничным, не перегружая пространство.

Наряды

Праздничный корпоратив — отличная возможность для сотрудников проявить креативность в одежде. Можно установить шуточный дресс-код или предложить тематические костюмы, но при этом важно, чтобы участие не требовало больших финансовых затрат, не было сложным, и в итоге не отбило желание приходить вообще.

Тихие и громкие зоны

Для удобства гостей стоит разделить пространство на зоны: тихие зоны для разговоров и неторопливого общения, активные зоны для конкурсов, мастер-классов и танцев. Такое деление позволяет каждому сотруднику выбрать подходящий ритм и формат участия, не чувствуя себя лишним.

Фото- и видеосъёмка

Запечатлеть корпоративные моменты важно не только для воспоминаний, но и для внутреннего контента компании. Можно привлечь профессионалов, а можно поискать фотолюбителей среди сотрудников. Часто именно коллеги создают самые живые и искренние кадры. Если корпоратив проходит онлайн или в гибридном формате, полезна онлайн-трансляция, а также последующее архивирование материалов, чтобы все могли пересматривать моменты праздника.

Подарки и сувениры

Сувениры помогают закрепить позитивные эмоции и добавить праздник в повседневную жизнь сотрудников. Подойдут малые подарки и символические сувениры, которые легко дарить сразу на мероприятии.

Итог и рекомендации

Организация корпоративного новогоднего праздника — задача непростая, но при правильном подходе она превращается в увлекательный творческий процесс. Чёткое планирование, продуманная торжественная часть, вкусные угощения, интересная программа, уютное оформление и внимание к атмосфере помогают создать праздник, который запомнится каждому сотруднику. Не бойтесь использовать навыки сотрудников, добавлять мастер-классы, конкурсы и игры, а также фиксировать события с помощью фото и видео. И главное — делайте всё с душой: радость коллектива и ощущение значимости их труда будут лучшей наградой за вашу подготовку.

Что еще важно предусмотреть?

• Безопасность, особенно пожарная. Покупайте качественные гирлянды и не перегружайте розетки. Пиротехника категорически не рекомендуется, выходите с ней на улицу или используйте аналоги без огня.
• Альтернативы на случай форс-мажора. Подумайте, что вы будете делать, если заболеет ведущий или застрянет в новогодних пробках кейтеринг, кому-то станет плохо либо произойдет конфликт.
• Распределение ролей. Распределите задачи между сотрудниками, чтобы никто не перенапрягался.
• Пост-корпоратив. Приятным завершением праздника может быть пост в соцсетях с лучшими фото, обмен благодарностями и обратная связь с пожеланиями для следующих праздников :)

Финальный чек-лист для организатора

1. Списки гостей, рассадка и приглашения.
2. Тайминг праздника: аперитив, торжественная часть, развлечения, дискотека.
3. Меню и расчёт порций еды и напитков.
4. Декор, праздничные зоны, фотозоны.
5. Ведущие, артисты, музыкальное сопровождение.
6. Материалы для конкурсов и мастер-классов.
7. Фото- и видеосъёмка.
8. Подарки и сувениры.
9. Проверка безопасности и логистики: электроника, пространство, уборка.

Следуя этому плану, вы сможете организовать корпоративный праздник в офисе, который будет одновременно весёлым, душевным и безопасным. Главное — создать атмосферу признания заслуг сотрудников и подарить радость совместного празднования.

А если вы хотите узнать больше об организации мероприятий, или хотите полноценно связать свою профессию с созданием праздников, пройдите обучение по курсу «Ивент-менеджмент»:

 Проверить лицензию и другие документы

 Отзывы клиентов Группы учебных центров ПРОФИ

За 2024 год обучили 62 148 слушателей, станьте следующим!

Вопросы по обучению уточняйте у наших специалистов по телефону, электронной почте или с помощью формы заявки: открыть страницу с контактами